История муниципального бюджетного учреждения «Архив»

История муниципального архива неразрывно связана с историей районного архива, так как в 1996 году в процессе объединения города Энгельса и Энгельсского района произошло слияние двух самостоятельных архивов - районного и объединенного межведомственного архива по личному составу администрации г. Энгельса. А берет свое начало она с 1938 года, когда приказом по оргкомитету ЦИК АССРНП по Терновскому Кантону от 5 февраля 1938 года была выделена должность делопроизводителя - архивариусаⁱ. В августе 1939 года дополнительно к ней обязанности архивариуса по совместительству возложили ещё на одного работникаⁱⁱ (к сожалению, сведения об архивариусах этого периода отсутствуют, потому что личные дела сотрудников райсполкомов в архив не передавались).

Просматривая ведомости по начислению заработной платы, можно сделать вывод о частой сменяемости архивариусовⁱⁱⁱ. И только в 1960-е гг. после вывода архивов из системы МВД и передачи их в ведение Совета министров (на местах – в исполкомы Советов трудящихся) ситуация стала меняться. Архивной службе стали уделять больше внимания. Увеличивались штаты архивов, серьезные требования предъявлялись к вопросам сохранности документов в ведомствах. Так, 31 июля 1961 года исполком Терновского райсовета, руководствуясь решением исполкома Саратовского областного Совета депутатов трудящихся от 12 июня 1961 г. «Об упорядочении работы архивов области», обязал «руководителей организаций и предприятий привести в порядок все документальные материалы прошлых лет, обеспечить правильное ведение делопроизводства и своевременную обработку документальных материалов, а также выделить под архивы специальное помещение».

Всю практическую и методическую помощь учреждениям, организациям и предприятиям по вопросам обработки и хранения документов было поручено оказывать Л.Н.Скотниковой, назначенной в этот период заведующей районным архивом^iv. Районный архив размещался тогда в здании райисполкома и занимал три комнаты. Площадь архивохранилища составляла 34 кв. м, протяженность стеллажей - 122 погонных метров.

В этот период в практику районных архивов вошло проведение общественных смотров архивов организаций. Порядок этой акции был следующий: на уровне области принималось соответствующее решение облсовета, затем местный райсовет создавал комиссию для организации и проведения смотра в районе, а в совхозах, колхозах, учреждениях и организациях учреждались для определения ценности документов и отбора их на хранение свои экспертные комиссии. Терновский архив участвовал в нескольких таких смотрах (1961–1962, 1964, 1967 гг.)^v.

Контроль за исполнением задач смотра возложили на Л.Н.Скотникову, что свидетельствует о том, что районный архив становится координатором работы ведомственных архивов района.

В ходе смотров проводилась техническая обработка документов, составлялись описи документов постоянного хранения и по личному составу, отборочные акты на документы с истекшим сроком хранения. О результатах районные и ведомственные комиссии ежеквартально отчитывались перед областной смотровой комиссией и на заседаниях исполкома райсовета. По итогам смотра 1967 г. Энгельсский райсовет отметил, что все организации и учреждения района привели документы в порядок, условия их хранения улучшены: в ряде колхозов выделены помещения под архивы, назначены ответственные лица, созданы экспертные комиссии. Участвовавшие в этом работники районных, сельских Советов и сотрудники райгосархива во главе с заведующей А.М. Витущенко были награждены почетными грамотами и премированы^vi.

В январе 1967 года при Энгельсском райсполкоме была создана производственно-хозрасчетная группа для обработки архивных документов во главе с Т.А. Агжигитовой в составе трех человек^vii. За эти годы они подготовили к передаче в райгосархив документы по личному составу исполкомов сельсоветов, колхозов, редакций районных газет, потребительских союзов и др.

По отчетным данным к ноябрю 1976 года на хранении в архиве находилось уже 144 фонда, что составляло 9630 дел за период с 1922 по 1974 годы. Объемы ведомственного хранения возрастали. В 1982 г. Энгельсский горисполком своим решением создал Объединенный междуведомственный архив по личному составу. Долгие годы (с 1985 по 1999 г.г.) им заведовала З.В. Недорезова, энергичный и неравнодушный человек. До выделения помещения под архив Зинаида Викторовна стажировалась в филиале облгосархива в г. Энгельсе. При поддержке и всесторонней помощи со стороны возглавлявшей его в те годы Е.М. Ериной были разработаны нормативные документы архива, списки организаций - источников комплектования, обследованы организации, в которых условия хранения документов ставили под угрозу их сохранность.

В декабре 1985 г. архиву выделили помещение в здании горисполкома. Оно состояло из четырех комнат. Две из них, площадью 116 кв.м., были определены для хранения документов (их оборудовали стеллажами протяженностью 504 пог. м), в двух других общей площадью 124 кв.м. разместили приемную для граждан и кабинет для сотрудников архива. Вскоре все помещение было капитально отремонтировано и начался прием документов. В марте 1993 г. штат архива в связи с резким ростом запросов социально-правового характера из-за изменений в пенсионном законодательстве увеличили на одну единицу.

В 1996 г., когда произошло объединение г. Энгельса и Энгельсского района^viii, в структуре объединенной администрации был создан архивный отдел, куда были переданы документы районного и междуведомственного архивов. С 2004 г. это -муниципальное учреждение, с 2012 г. – муниципальное бюджетное учреждение. Архивный отдел размещался на первом этаже здания администрации. В конце 1990-х гг., в период массовой ликвидации предприятий, пополнение архива шло как никогда интенсивно. Площадей (а это было всего 116 кв. м) не хватало. Архив пережил несколько переездов, пока наконец в 2004 г. ему не предоставили отдельное двухэтажное здание на ул. Коммунистической, 53. В 2009 г. ему было выделено еще одно - одноэтажное, рядом стоящее.

В настоящее время МБУ «Архив» г. Энгельса является одним из ведущих муниципальных архивов Саратовской области и самым крупным по площади своих архивохранилищ - 597.4 кв. м (общая же площадь 897,5 кв. м). Существенно модернизирована его материально-техническая база. Установлены современная система безопасности (автоматическая сигнализация, противопожарные двери), новые металлические стеллажи (их протяженность 3334,2погонных метров). Кроме того, поэтапно монтируются двухъярусные стеллажи в архивохранилище на площади 164,5 кв. м.

По данным на 1 января 2017 г. в архиве числится 559 фондов, 147 595 единиц хранения (документы Архивного фонда Российской Федерации - 34026 ед.хр. сформированных в 187 фондов, и документы по личному составу с 1917 г. – 113 569 ед.хр., образовавших 372 фонда). Это документы органов местной власти и управления (исполкомов районных и сельских Советов), колхозов и совхозов, ликвидированных предприятий всех форм собственности, находившихся на территории г. Энгельса и Энгельсского района, и некоторых предприятий г. Саратова. Они отражают историю Безымянского, Красноярского, Терновского и Энгельсского районов и города Энгельса.

Среди архивных документов имеются дела, содержащие списки эвакуированных в годы войны жителей Ленинграда, Украины, Белоруссии, других фронтовых территорий в Терновский (ныне Энгельсский), Безымянский и Красноярский районы, на основе которых создана База данных «Списки эвакуированных»^ix, а также документы о выселении в начале войны граждан Терновского района немецкой национальности^x.

В списке организаций - источников комплектования архива представительные органы (районное Собрание, городские и сельские Советы, депутатов) и исполнительно – распорядительные (районная, городские и сельские администрации, органы местного самоуправления района), сельскохозяйственные предприятия, учреждения города и района различной формы собственности (всего 40 организаций.)

Экспертно-методическая комиссия архива оказывает консультативно-методическую помощь организациям в совершенствовании работы с документами, контролирует подготовку документов к передаче на постоянное хранение.

Значительная часть рабочего времени сотрудников архива уходит на исполнение различных запросов, ежегодно в архив обращаются более 10 тыс. граждан. На протяжении ряда лет наблюдается тенденция к увеличению спроса населения на услуги архива. Исполнение запросов социально-правового характера осуществляется в тесном взаимодействии и сотрудничестве с отделением ПФР России по Саратовской области, с которым заключено соответствующее соглашение. Для обмена документами в электронной форме установлена программа VipNet Client (деловая почта). Для расширения спектра услуг и сокращения срока поиска архивной информации создана информационно-поисковая система «Электронные описи», разработаны электронные базы данных – списки эвакуированных в годы войны, реестр описей дел документов архивного фонда, картотека научно – справочного аппарата, архивные описи и т.д. Продолжается работа по внедрению программного комплекса «Архивный фонд».

В читальном зале, он оборудован на шесть рабочих мест, с документами работают студенты, специалисты УПФР, муниципальных структур, предприятий и организаций.

Одной из важных составляющих работы архива стало активное взаимодействие с образовательными учреждениями. С 2006 г. осуществляется сотрудничество с двумя саратовскими вузами, где имеются специальности, связанные с документоведением, - Поволжским социально - экономическим институтом РЭУ им. Г.В.Плеханова и Поволжским институтом управления им. П.А.Столыпина. Студенты старших курсов специальностей «Прикладная информатика (в управлении)», «Документоведение и документационное обеспечение управления» проходят в архиве преддипломную практику, обретают навыки исследовательской работой. Причем некоторые из них после защиты дипломов возвращаются сюда уже в качестве специалистов. Проводится и профориентационная работа. В соответствии с договором с центром занятости в архив в период летних каникул приходят школьники, они привлекаются к участию в технической обработке архивных документов.

С целью популяризации документального наследия района сотрудники архива практикуют публикации в местных газетах статей, подготовленных на основе архивных документов, ведут (традиционно в мае) уроки краеведения, организуют выставки для школьников и экскурсии в архивохранилища. В 2008 году был создан собственный сайт, где размещается информация об услугах и различных направлениях работы архива.

С 2005 г. архивом, в штате которого 19 человек, руководит Вера Петровна Иванова, выпускница Московского института культуры, имеющая большой стаж управленческой деятельности - 30 лет. Коллектив архива работает стабильно и профессионально, продолжая традиции тех, кто формировал архивную службу района. Его специалистов отличает не только профессионализм и добросовестность в выполнении своих непосредственных обязанностей, но и большая увлеченность и преданность делу, которому они себя посвятили. Например, стаж работы в архивной службе главного специалиста Тамары Сергеевны Подольской составляет 46 лет, а заместителя директора Оксаны Викторовны Дударевой - 20 лет. Кстати, О.В. Дударева пришла в эту профессию по стопам мамы - З.В. Недорезовой. Разменяли второй трудовой десяток на службе в архиве главные специалисты Любовь Ивановна Зоткина, Татьяна Викторовна Чуркина.

Сотрудники архива периодически повышают свою квалификацию на обучающих курсах и семинарах.

Труд коллектива муниципального архива, его значимость в сохранении документального наследия района получает признание и достойную оценку. В 2014 г. архив был награжден Почетной грамотой главы Энгельсского муниципального района и благодарственным письмом управления делами Правительства Саратовской области. В 2015 г. МБУ «Архив» отмечен Почетной грамотой Саратовской областной думы – «За существенный вклад в развитие местного самоуправления и социально-значимую деятельность». Областные парламентарии впервые удостоили своей награды муниципальных архивистов. И открыл этот наградной список Энгельсский муниципальный архив.

------------------------------------------------------------------------