1. На рассмотрение экспертно-методической комиссии муниципального бюджетного учреждения «Архив» (далее - ЭМК) организации - источники комплектования муниципального бюджетного учреждения «Архив» (далее - Организации) направляют документы, определенные положением об ЭМК и перечнем документов (приложение № 1 к регламенту работы ЭМК МБУ «Архив»), представляемых на рассмотрение ЭМК.
2. Представление Организации оформляется на официальном бланке Организации и подписывается руководителем Организации.
3. В представлении указывается:
- полное наименование предлагаемого к рассмотрению документа;
- полное наименование Организации - фондообразователя с указанием подчиненности (в случае необходимости);
- крайние даты документов (для описей, актов);
- год, на который составлена номенклатура дел;
- разработчик документа.
4. Дополнительно в представлении указывается:
а) при направлении на рассмотрение ЭМК инструкций по делопроизводству, положений об экспертной комиссии; положений об архиве, номенклатур дел Организаций:
- в случае если документ представляется на рассмотрение ЭМК впервые, указывается дата включения организации в список организаций - источников комплектования Архива;
- в случае если документ представляется на рассмотрение ЭМК не впервые – указывается год предыдущего согласования;
- при представлении инструкции по делопроизводству: указываются документы, с учетом которых она разрабатывалась;
- при представлении положения об экспертной комиссии (ЭК) Организации: указываются документы, с учетом которых оно разрабатывалось, номер и дата о создании ЭК, состав членов ЭК;
- при представлении положения об архиве Организации: указываются документы, с учетом которых оно разрабатывалось, основные характеристики архива (статус, наличие помещения, условия хранения);
- при предоставлении номенклатуры дел: в случае если истек пятилетний срок с момента предыдущего согласования номенклатуры дел, необходимо указать причины пересогласования с изложением конкретных сведений об изменениях в структуре и направления деятельности организации, особенности делопроизводства Организации, отразившиеся в номенклатуре дел (при необходимости), документы. с учетом которых разрабатывалась номенклатура дел и определялись сроки хранения документов;
б) при направлении на рассмотрение ЭМК Описей дел различных видов документов (или их годового раздела) Организаций:
- дата предыдущей обработки документов;
- номер и название описи;
- количество дел по каждой описи и их крайние даты;
- состав научно-справочного аппарата к описям;
- полнота состава документов;
- при представлении переработанных описей – причина переработки, виды работ, проведенные в ходе переработки, количественные изменения или их отсутствие, состав научно-справочного аппарата;
в) при направлении на рассмотрение ЭМК Акта о необнаружении документов Организации:
- виды необнаруженных документов, их количество и крайние даты;
- причины необнаружения;
- проведенные меры по розыску;
- условия хранения документов в Организации;
- в ходе каких работ было выявлено необнаружение документов;
г) при направлении на рассмотрение ЭМК Акта об обнаружении документов в Организации:
- количество и виды обнаруженных неучтенных документов, их даты;
- сведения об упорядочении дел и внесение в опись (под литерными номерами или самостоятельную опись);
- в ходе каких работ обнаружены документы;
д) при направлении на рассмотрение ЭМК Акта о неисправимых повреждениях архивных документов Организации:
- номер и название фонда;
- номер описи;
- количество дел;
- крайние даты документов;
- причины повреждения.
5. Представление Организации, направляемое на ЭМК, должно быть зарегистрировано в журнале регистрации исходящих документов. Регистрационный номер и дата должны быть указаны в Представлении.
6. При оформлении Представления применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером 14 через один интервал. Абзацный отступ в тексте документа начинается с красной строки и располагается на расстоянии 1,25 см. от левого поля. Текст печатается с выравниванием по ширине.
7. Направляемые на рассмотрение документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями действующего законодательства. При оформлении документов применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером 14.
8. Все документы представляются на рассмотрение ЭМК в одном полном экземпляре с приложениями, определенными регламентом работы ЭМК, утвержденным директором МБУ «Архив» и приложением необходимого количества экземпляров листов документа для проставления штампа ЭПК.