1. На рассмотрение экспертно-методической комиссии муниципального бюджетного учреждения «Архив» (далее - ЭМК) организации - источники комплектования муниципального бюджетного учреждения «Архив» (далее - Организации) направляют документы, определенные положением об ЭМК и перечнем документов (приложение № 1 к регламенту работы ЭМК МБУ «Архив»), представляемых на рассмотрение ЭМК.

2. Представление Организации оформляется на официальном бланке Организации и подписывается руководителем Организации.

3. В представлении указывается:

  • полное наименование предлагаемого к рассмотрению документа;
  • полное наименование Организации - фондообразователя с указанием подчиненности (в случае необходимости);
  • крайние даты документов (для описей, актов);
  • год, на который составлена номенклатура дел;
  • разработчик документа.

4. Дополнительно в представлении указывается:

а) при направлении на рассмотрение ЭМК инструкций по делопроизводству, положений об экспертной комиссии; положений об архиве, номенклатур дел Организаций:

  • в случае если документ представляется на рассмотрение ЭМК впервые, указывается дата включения организации в список организаций - источников комплектования Архива;
  • в случае если документ представляется на рассмотрение ЭМК не впервые – указывается год предыдущего согласования;
  • при представлении инструкции по делопроизводству: указываются документы, с учетом которых она разрабатывалась;
  • при представлении положения об экспертной комиссии (ЭК) Организации: указываются документы, с учетом которых оно разрабатывалось, номер и дата о создании ЭК, состав членов ЭК;
  • при представлении положения об архиве Организации: указываются документы, с учетом которых оно разрабатывалось, основные характеристики архива (статус, наличие помещения, условия хранения);
  • при предоставлении номенклатуры дел: в случае если истек пятилетний срок с момента предыдущего согласования номенклатуры дел, необходимо указать причины пересогласования с изложением конкретных сведений об изменениях в структуре и направления деятельности организации, особенности делопроизводства Организации, отразившиеся в номенклатуре дел (при необходимости), документы. с учетом которых разрабатывалась номенклатура дел и определялись сроки хранения документов;

б) при направлении на рассмотрение ЭМК Описей дел различных видов документов (или их годового раздела) Организаций:

  • дата предыдущей обработки документов;
  • номер и название описи;
  • количество дел по каждой описи и их крайние даты;
  • состав научно-справочного аппарата к описям;
  • полнота состава документов;
  • при представлении переработанных описей – причина переработки, виды работ, проведенные в ходе переработки, количественные изменения или их отсутствие, состав научно-справочного аппарата;

в) при направлении на рассмотрение ЭМК Акта о необнаружении документов Организации:

  • виды необнаруженных документов, их количество и крайние даты;
  • причины необнаружения;
  • проведенные меры по розыску;
  • условия хранения документов в Организации;
  • в ходе каких работ было выявлено необнаружение документов;

г) при направлении на рассмотрение ЭМК Акта об обнаружении документов в Организации:

  • количество и виды обнаруженных неучтенных документов, их даты;
  • сведения об упорядочении дел и внесение в опись (под литерными номерами или самостоятельную опись);
  • в ходе каких работ обнаружены документы;

д) при направлении на рассмотрение ЭМК Акта о неисправимых повреждениях архивных документов Организации:

  • номер и название фонда;
  • номер описи;
  • количество дел;
  • крайние даты документов;
  • причины повреждения.

5. Представление Организации, направляемое на ЭМК, должно быть зарегистрировано в журнале регистрации исходящих документов. Регистрационный номер и дата должны быть указаны в Представлении.

6. При оформлении Представления применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером 14 через один интервал. Абзацный отступ в тексте документа начинается с красной строки и располагается на расстоянии 1,25 см. от левого поля. Текст печатается с выравниванием по ширине.

7. Направляемые на рассмотрение документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями действующего законодательства. При оформлении документов применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером 14.

8. Все документы представляются на рассмотрение ЭМК в одном полном экземпляре с приложениями, определенными регламентом работы ЭМК, утвержденным директором МБУ «Архив» и приложением необходимого количества экземпляров листов документа для проставления штампа ЭПК.